Assistente administrativo com foco na recepção

Há 33 dias

a890501

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Vaga: 1
Local de trabalho:
BARUERI - SP (1 vaga)

Descrição:

Ensino superior completo ou cursando em Administração ou áreas afins.
Boa dicção.
Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita
Conhecimento em Protheus (DIFERENCIAL)

Atender a recepção da empresa;
Manter a organização no ambiente visual dos clientes e convidados;
Realizar o atendimento ao cliente/convidado;
Prestar informações e receber visitantes para encaminhamento aos funcionários/salas de reuniões ou estúdios de gravação (com controle de agenda);
Recebe e processa correspondências recebidas, encomendas, recebidos e etc;
Agenda reuniões e anota solicitações de clientes;
Responsável por manter a organização e solicitações vindas das salas de reuniões e gravações;
Dar suporte ao time de eventos na recepção dos convidados e entrega de credenciais.
Identificar oportunidades de melhorias continuas nos processos, avaliando pontos críticos e recorrentes, analisando e propondo alternativas que possam ser implementadas, de forma a assegurar a evolução contínua da área.
Gestão de colaboradores e prestadores de serviços de limpeza, conservação, manutenção e demais atividades em áreas comuns e produtivas inerentes à atividade de facilities
Gerenciar e fiscalizar prestadores de serviço terceirizados (limpeza, manutenção, segurança, entre outros).
Contato direto com recepção do condomínio para autorizar a subida de clientes e visitantes;
Contato direto com recepção de serviço do condomínio para autorizar a subida de fornecedores;
Solicitar lista de envio de participantes dos eventos/reuniões e encaminhar paro o condomínio;
Avisar o stakeholder sobre a chegada do cliente, seja via Teams, whattsApp ou e-mail, sempre da forma mais ágil possível;
Reserva de sala de reunião para usuários de acordo com a solicitação: quantidade de clientes, equipamentos de sala, tipo de cliente, capacidade de sala;
Remanejamento de salas de acordo com solicitações diárias e necessidades urgentes;
Encaminhar o cliente até a sala de reunião;
Organização de salas de reunião e reposição de materiais;
Suporte com eventuais pedidos de stakeholders
Lançamento de notas fiscais
Identificar oportunidades de melhoria em nível de Facilities nas lojas, conseguindo detectar os aspectos estéticos, básicos ou que possam ser um problema futuro;
Gestão dos serviços terceiros, abertura de BID, RFP, etc. (Limpeza, Copa, Recepção, CFTV, Monitoramento, Controle de Acesso, Ar-Condicionado, Manutenção Predial, entre outros); auditar a qualidade dos serviços realizados pelos fornecedores;
Controlar os SLAs para cada um dos serviços prestados, acompanhando a performance dos fornecedores;

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