Assistente pessoal / assistente executiva júnior (1)

Sobre a vaga

Buscamos um(a) Assistente Executivo(a) para apoiar diretamente os CEOs da Ufit Academias na gestão da rotina, agenda, comunicação e projetos. É uma posição estratégica de alta confiança e proximidade com a liderança, ideal para quem quer aprender rápido, crescer dentro de uma rede em expansão e ter protagonismo real no dia a dia.

O que você vai fazer

Gestão de agenda e rotina

Organizar a agenda diária dos CEOs: prioridades, blocos de foco, reuniões e deslocamentos

Confirmar presenças, enviar links, preparar pautas e materiais com antecedência

Montar o roteiro do dia (manhã, tarde e noite) e ajustar em tempo real conforme necessário

Comunicação e triagem

Filtrar mensagens de WhatsApp, e-mail e demais canais: classificar por urgência, responder demandas simples no padrão da liderança e sinalizar decisões necessárias

Cobrar retornos de diretores, gestores e fornecedores com firmeza e profissionalismo

Redigir comunicados para grupos de gestores, investidores e operações, para aprovação da Vice-Presidência

Follow-up e controle de execução

Transformar decisões em listas de tarefas com responsáveis e prazos (Notion, SULTS, planilhas)

Cobrar entregas, registrar status e entregar report diário e semanal à liderança

Garantir que nenhuma demanda se perca nos canais de comunicação

Organização de documentos e processos

Criar e organizar pastas no Google Drive (contratos, apresentações, comunicados, checklists)

Atualizar e padronizar templates: atas, roteiros de reunião, relatórios e checklists de visita

Manter padrão de nomenclatura, versionamento e links atualizados

Apoio a projetos e eventos

Apoiar eventos internos e reuniões estratégicas: fornecedores, cronogramas, confirmações e materiais

Apoiar inaugurações de unidades quando necessário: logística, alinhamentos e cronograma

Apoio administrativo e pessoal

Agendar compromissos médicos, viagens, reservas e deslocamentos

Organizar compras, solicitações e demandas que liberem o tempo da liderança

Perfil que buscamos

Organização fora do comum e escrita impecável em Português

Postura madura, discrição absoluta e senso de confidencialidade

Proatividade real: antecipa, propõe e resolve antes de ser solicitado(a)

Firmeza educada na comunicação com todos os níveis da organização

Energia, agilidade e tranquilidade para lidar com mudanças rápidas

Requisitos mínimos

Requisitos

CNH categoria B e disponibilidade para deslocamentos

Domínio de Google Agenda, Google Drive, WhatsApp Business e planilhas

Facilidade para aprender ferramentas como Notion, SULTS e Trello

Disponibilidade para rotina dinâmica

Confidencialidade absoluta requisito inegociável

Diferenciais

Noções de Inglês (leitura e escrita)

Experiência prévia com secretaria, assistência executiva, produção ou atendimento

Conhecimento básico de Canva e senso estético para materiais simples

Você vai se destacar nos primeiros 60 dias se

A agenda dos CEOs estiver organizada, com conflitos zerados e reuniões sempre com pauta e material

Os follow-ups estiverem rodando: toda tarefa com dono, prazo e status visível

Os reports diários e semanais forem curtos, claros e confiáveis

Nenhuma mensagem ou decisão importante se perder

Contrato: Período Integral

Educação mínima: Grau Universitário

Nível profissional: Operacional